Règlements de la Société


Règlement administratif portant sur le fonctionnement de la Société Belge de Bienfaisance adoptés par les membres de la Société Belge de Bienfaisance le 30 septembre 2014.

Le règlement administratif n’a pas encore été traduit en néerlandais. Pour l’instant la version française sera affichée sur cette page. Vous pouvez aussi télécharger et regarder le règlement en format PDF.
  1. Mission de la Société

La société est une organisation philanthropique constituée pour venir en aide et réconforter toute personne résident au Canada et liée à la Belgique par ascendance d’au moins un des parents, par mariage ou naturalisation. La société veut être reconnue par les communautés belge et canadienne pour son action humanitaire indépendante et efficace. Cette reconnaissance servira à élargir son rayonnement ainsi que ses sources de financement.

  1. Sceau de la Société

Le sceau qui parait dans la marge est le sceau de la Société.  Le secrétaire du Conseil d’Administration est le dépositaire de tout sceau approuvé par le Conseil d’Administration.

  1. Siège social

Le siège social de la société est situé à la résidence du Président du Conseil d’ Administration ou à tout autre lieu choisi par le Conseil d’Administration.

  1. Membres

Toutes les personnes intéressées à promouvoir la mission de la société peuvent être membres de celle-ci.

4.1. Catégories de membres

La Société comprend des membres actifs, des membres donateurs, des membres d’honneur, des membres sympathisants et des membres institutionnels.

Les membres actifs versent une cotisation annuelle de base et ils ont un droit de vote au sein de la Société.

La période d’adhésion d’un membre actif est d’une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de la Société.  Chaque membre actif a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de la Société et d’assister à ces assemblées et y disposer d’une voix.

Les membres donateurs sont les membres actifs qui versent une cotisation annuelle plus élevée que la cotisation de base. Les membres d’honneur ont un droit de vote au sein de la Société.

Le titre de membre d’honneur peut être accordé par le Conseil d’Administration aux personnes physiques qui ont rendu des services signalés à la Société ainsi qu’aux personnalités qui, par leur situation, peuvent lui apporter un appui appréciable.  Les membres d’honneur ont un droit de vote au sein de la Société.

Les membres sympathisants versent cotisation annuelle identique à celle des membres actifs. Ils n’ont pas le droit de vote mais ils peuvent à tout moment devenir membres actifs, et acquérir ce droit, en présentant une demande écrite au Comité Exécutif.

Les membres institutionnels sont des personnes morales qui versent une cotisation annuelle. Ils sont représentés par une personne désignée par l’institution. Ils n’ont pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres de la Société, d’assister à ces assemblées ni d’y exercer un droit de vote.

Les membres éligibles a siéger au Conseil d’Administration sont tous les membres ainsi que leurs conjoints(e)s ou conjoints(e)s de fait lies à la Belgique par ascendance ou naturalisation.

  1. Adhésion

L’admission de tous les membres est soumise à l’approbation du Conseil d’Administration. Il pourra refuser un o plusieurs de ceux-ci à la majorité simple. Le changement de catégorie de membre sympathisant à membre actif est considéré comme l’admission d’un nouveau membre.

5.1 Droits d’adhésion

Le Comité Exécutif détermine en temps et lieu le montant des cotisations annuelles pour chacune des catégories de membres.

Les membres seront avisés par écrit (par la poste ou électroniquement) des droits d’adhésion qu’ils sont tenus de payer.  Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai de six (6) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l’organisation.

5.2 Fin de l’adhésion

L’adhésion d’un membre prend fin pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a. Le décès du membre ou, dans le cas d’un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale.

b. L’omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membres

c. La démission du membre signifiée par écrit au président et/ou secrétaire du conseil d’administration de la Société, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l’avis de démission.

d. L’expulsion du membre ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs de la Société.

e. L’expiration de la période d’adhésion.

f. La liquidation ou la dissolution de l’organisation en vertu de la Loi.

5.3 Mesures disciplinaires contre les membres

Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un   membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a. La violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de la Société.

b. Une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion.

c. Toute autre raison que le conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d’intention de l’organisation.

Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

  1. Conseil d’administration

Les biens et affaires de la Société sont administrés par un Conseil d’Administration. Il est composé d’un Président, un Vice-président, d’un Trésorier et d’un Secrétaire qui collectivement constituent le Comité Exécutif et de un à huit (1 à 8) administrateurs.  Ces derniers prennent part activement à l’un ou l’autre des comités de travail que le Conseil d’Administration pourra mettre sur pied.

Le Conseil d’Administration est composé d’un minimum de 5 membres et d’un maximum de 12 membres.

Le Conseil d’Administration est élu par les membres actifs en règle de cotisation. Il est élu pour trois (3) ans et est constitué uniquement de membres éligibles. Les membres sortants demeurent éligibles. Il est souhaitable que les mandats des administrateurs soient échelonnés dans le temps a fin de maintenir un certain niveau de continuité.

Les administrateurs doivent être des particuliers, doivent avoir au moins dix-huit (18) ans et doivent êtres habilités par la loi à contracter.

6.1 Réunions du Conseil d’Administration

Les réunions du Conseil d’Administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par le Comité exécutif pourvu que chacun des administrateurs reçoive un préavis d’au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Le préavis est donné selon une des méthodes suivantes :

a. posté par courrier ordinaire,

b. livré en main propres,

c. par communication téléphonique,

d. ou par document électronique.

Il doit se tenir au moins une (1) réunion par année.

Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l’ajournement d’une réunion du Conseil d’Administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées è ladite réunion.

Chacun des administrateurs dispose d’une (1) voix lors de la réunion. Suite à la requête d’au moins trois (3) de ses membres, le Conseil d’Administration doit être convoque dans un délai de quatorze (14) jours.

6.2 Vacance d’un poste

Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur si :

a. Un administrateur se désiste de ses fonctionnes en donnant avis écrit au secrétaire de la Société.

b. Il est déclaré incapable, dément ou perd la raison.

c. Il fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers.

d. Lors d’une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté par la majorité des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge.

e. Il décède.

Si, advenant l’un des cas susmentionnés, le nombre d’administrateurs tombe sous le nombre minimum requis, les membres restants du Conseil d’Administration nomment, dans un délai de trois mois, un nouveau titulaire qui achève le mandat du membre qu’il remplace.

L’administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ est approuvé et son successeur est élu. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à la fin de son mandat.

  1. Pouvoir des administrateurs

Les administrateurs de la Société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la Société, passer ou faire passer, au mon de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoir et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la Société lui permet. Les administrateurs peuvent a la occasion autoriser des dépenses au nom de la Société. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fond de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir a promouvoir les intérêt de la Société, conformément aux conditions établies par le Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir la mission de la Société.

Le Conseil d’Administration peut adopter une résolution visant à payer les dépenses normales ou spéciales du Conseil d’Administration. Toutefois les administrateurs ne peuvent toucher è ce titre aucune rémunération et aucun prêt ne pourra leur être octroyé par la Société.

  1. Indemnisation des administrateurs et autres

Un administrateur ou un dirigeant de la Société ou une personne dûment mandaté qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la Société ou d’une société contrôlé par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et bien immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et a couvert, à même les fonds de la Société de tout frais, charges et dépenses quelconque que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou a l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou chose accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements ; de tout autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la Société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

  1. Assemblées générales

L’assemblée générale annuelle des membres de la Société ou toute autre assemblée générale spéciale se tient en tout lieu, obligatoirement au Canada, et date fixés par le Conseil d’Administration, le Président ou le Vice-président. Au minimum les membres doivent se réunir en assemblée générale une (1) fois par année.

Au moins quatorze (14) jours avant la réunion, le secrétaire adressera à cet effet a chacun des membres de la Société une avis de convocation, comportant les noms des membres du Conseil sortant de charge, ainsi que l’ordre du jour suivant :

a. Lecture et approbation des rapports du Président, du Trésorier et du vérificateur, sur la gestion des affaires de la Société pendant l’année administrative écoulée. Dans la mesure de possible le texte du rapport du Président et les pièces comptables soient disponibles aux membres ayant droit de vote présents avant l’ouverture de l’Assemblée générale ;

b. Élection des membres du Conseil aux postes vacants ;

c. Nomination d’un comptable agrée comme Vérificateur, lequel ne peut en aucun cas faire partie du Conseil d’Administration ;

d. Après les élections et nomination et si le temps disponible le permet, toutes questions de la compétence de l’Assemblée Générale.

Toute candidature doit être appuyée par deux (2) membres ayant droit de vote. Un fois la liste de candidats établie, ceux-ci peuvent accepter ou refuser leur mise en nomination. Le vote a lieu en scrutin secret mais, à la discrétion de Président d’élection, les nominations peuvent, pour chacun des postes, se faire par acclamation si le nombre des candidats ne dépasse pas le nombre des postes à pourvoir. Le dépouillement se fait par deux (2) scrutateurs nommés par l’assemblée générale et le résultât est consigne dans le registre des procès-verbaux.

  1. Assemblées générales spéciales

Exécutif ou sur requête motivée par au moins cinq (5) membres ayant droit de vote ou au moins cinq (5%) des membres actifs, le plus élevé des deux ayant la prédominance.  Lors de la convocation d’une assemblée générale spéciale, des documents seront annexés à la convocation afin de permettre aux membres d’exercer un jugement éclairé.

  1. Vote

Ont droit de vote, tant aux assemblées générales qu’aux assembles générales spéciales, seulement les membres actifs présents ayant payés leur cotisation à la date de l’assemblée. Le vote par procuration n’est pas admis.

Sauf lorsqu’il en est autrement prescrit, les décisions sont prises à la simple majorité des voix des membres présents. En cas de parité de voix, celle du président est prépondérante. Les membres doivent, lors des réunions, trancher chaque question individuellement.

  1. Quorum

Le quorum pour les assemblées générales annuelles ou spéciales est de dix (10%) des membres actifs de la Société ayant droit de vote, si l’ordre du jour comprend la révocation d’un membre du Conseil d’Administration, des modifications aux statuts ou la dissolution de la Société ainsi que dans tous les autres cas.

Si le quorum ci-dessus n’est pas atteint, une nouvelle assemblée générale doit être convoque. A cette deuxième assemblée, les votes sont valables, quel que soit le nombre de membres présents. Dans le cas des assemblées générales spéciales, une ré-convocation sera posté par courrier ou par moyen électronique avec une délai d’au moins quatorze (14) jours. Dans le cas des assemblées générales, le délai de ré- convocation est laissé à la discrétion du Président.

  1. Membres du comité exécutif

Le Comité Exécutif comprend les postes de Président, Vice-président, Secrétaire et Trésorier et tout autre poste que le conseil d’Administration peut prévoir dans ses règlements ou dépendant de circonstances. Une même personne ne peut cumulet deux de ces postes de façon permanente.

Le Président et le Vice-président sont élus lors d’une assemblée annuelle des membres.  Les autres membres du Comité Exécutif sont nommés par résolution du Conseil d’Administration sur une base de volontariat.

Les membres du Comité Exécutif sont élus pour un (1) an à compter de la date de la nomination ou d’élection ou jusqu’à l’élection ou la nomination de leurs remplaçants.  Le Conseil d’Administration peut, par résolution, destituer les membres du Comité Exécutif n’importe quand.

Le Comité Exécutif se réunît au moins tous les trois (3) mois, ces réunions peuvent se faire en personne, par conférence téléphonique et/ou par échange de courriels.  Il vérifie la comptabilité, prend connaissance des demandes d’aide et en surveille l’exécution éventuelle.

Lors des réunions du Conseil d’Administration, il rend compte des activités de la Société.

  1. Fonctions des membres du Comité exécutif

Le Président est le premier cadre de la Société. Il doit présider toutes les assemblées de la Société et du Conseil d’Administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la Société et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du conseil. Il fixe la date et le lieu des assemblées générales, des séances du Conseil d’Administration et de celles du Comité Exécutif.

Il présente un rapport annuel sur la situation et les opérations de la Société, ce rapport est soumis à l’assemblée générale.

Le Vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du Président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera, à l’occasion, le Conseil d’Administration.

Le Trésorier a la garde des fonds et des valeurs mobilières de la Société. Il tient une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et décaissements de la Société dans des registres prévus à cet effet. Il dépose tous le fonds, valeur mobilière et autres effets de valeur au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou dans le cas des valeurs mobilières, les confie à un courtier en valeur mobilière dument enregistré que lui désignera le Conseil. Il doit dépenser les fonds de la Société à la demande du Conseil d’Administration au du Comité Exécutif en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au Président et aux administrateurs, lors de l’assemblée ordinaire du Conseil ou lorsqu’ils l’exigent, un compte de toutes les transactions ainsi qu’un bilan de la situation financière de la Société. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le Conseil d’Administration.

Le Secrétaire s’occupe de façon générale des affaires internes de la Société.  Il assiste à toutes les réunions, y agit comme secrétaire et enregistre tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres, du Conseil d’Administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d’Administration. Il est chargé du sceau de la Société qu’il livrera uniquement lorsque le Conseil d’Administration l’y autorisera par résolution aux personnes mentionnées dans la résolution.

Tous les autres membres du Comité administratif doivent remplir les fonctions qu’exigent leur mandat ou le Conseil d’Administration.

  1. Signature

La correspondance courante est signée par le Secrétaire ou par l’un des membres du Comité Exécutif.

Les chèques doivent être signés conjointement par deux (2) membres du Comité Exécutif.  Lorsqu’il s’agit de remboursement de petits montants cent (100$) dollars maximum  à la suite de dépenses encourues par un membre de la Société, sur présentation de pièces justificatives la seule signature du trésorier peut suffire.

Tous autres actes, contrat ou documents engageant la Société doivent faire l’objet d’une résolution du Conseil d’Administration, et être signés par le président ou en son absence par le Vice-président avec le Secrétaire ou en son absence, avec le Trésorier.

Toutefois le Conseil peut déléguer telle signature à tout autre administrateur.

  1. Finances de la Société

Les ressources financières de la Société sont constituées par les cotisations des membres, les dons et autres recettes éventuelles, telles que legs, produits d’activités philanthropiques, etc., et notamment par les revenus de la Fondation Biermans.

  1. Aide

Les aides octroyées par la Société sont de nature matérielle, financière ou morale selon ce que Conseil d’Administration ou le Comité Exécutif jugent à propos d’accorder.

Le Conseil d’Administration émet de temps à autre les directives quant à la nature et aux limites d’octroi d’aides.

Le Comité exécutif gère les aides et décide des cas particuliers.

  1. Procès-verbaux du conseil d’administration

Les membres peuvent consulter les procès-verbaux du Conseil d’Administration, à l’exception de l’identité des membres qui sont aidés par la société, et ce pour des raisons de confidentialité. Chaque administrateur doit recevoir une copie des dits procès-verbaux.

  1. Exercice financier

Sauf indication à l’effet contraire du Conseil d’Administration, l’exercice financier de la Société prend fin le 31 décembre.

  1. Comités

Le Conseil d’Administration peut nommer des comités dont le mandat prendra fin lorsqu’il le décidera. Le Conseil doit déterminer leurs responsabilités et leur budget de fonctionnement.

  1. Exclusions et révocations

Tout membre dont la conduite nuirait à la mission, à la réputation ou au bon fonctionnement de la Société peut être exclu à la majorité simple des membres du Conseil d’Administration réuni en assemblée générale convoque à cette fin.

Tout administrateur peut être démis de sa charge à la suite d’une décision approuvée par au moins deux tiers (2/3) de membres présents à une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin.

  1. Démissions

Tout membre de la Société pourra offrir sa démission au moyen d’un avis écrit à cette fin et adressé au Secrétaire. Cette démission devra être acceptée par le Conseil d’Administration à la condition que tout montant qui pourrait être dû par le membre démissionnaire ait été acquitté préalablement.

  1. Modifications des règlements

Les règlements de la Société non compris dans les lettres patentes, peuvent être abrogés au modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du Conseil d’Administration et sanctionnés par au moins les deux tiers (2/3) de membres actifs présents lors d’une assemblée générale spéciale dûment convoque dans le but d’examiner lesdits règlements, à condition que l’abrogation ou la modification des dits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par le Ministre de l’Industrie du Canada.

  1. Vérificateur

Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un Vérificateur pour la vérification des comptes de la Société. Le vérificateur doit faire rapport aux membres à la réunion annuelle. Il reste en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante. Les administrateurs doivent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de Vérificateur. La rémunération de celui-ci est approuvée par le Conseil d’Administration.

  1. Dissolution

La dissolution de la Société ne peut être prononcée qu’à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres actifs présents à une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin et réunissant les deux tiers (2/3) des membres actifs de la Société. Cette dissolution doit être approuvée par le Ministre de l’Industrie du Canada.

En cas de dissolution, après accomplissement des formalités prévues, le reliquat des fonds de la Société sera versé à une œuvre philanthropique établie au Canada pour poursuivre une mission semblable à celle de la Société et en conformité avec les exigences de la Fondation Biermans. Cette œuvre sera désignée par la dernière assemblée générale des membres, sur proposition du Conseil d’Administration.

  1. Interprétation

Dans les présents règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon les cas et vice versa.